logo
Hovedmeny


Veiledning for klubbledere
Av Leder NBgF, 21. September 2016 16:18
Sist endret 20. Januar 2019 09:14
 
Det kan nok være mange måter å administrere en klubb på godt vis. Denne guiden er ikke ment som en instruks, men snarere en veiledning til klubbledere.


Intro

Gi tilbakemelding til Hall Skåra, hall_skaara@mac.com, om du har synspunkter eller forslag til tilføyinger.

Epost-gruppe

Som klubbleder bør du ha en oppdatert epost-liste over spillerne i klubben. Lista bør også inneholde navn på spillere som ikke kun nødvendigvis er medlemmer, men som har vist interesse for klubben enten ved å ha deltatt på turneringer eller som har vært medlemmer tidligere.

Epostgruppa bør benyttes til å annonsere klubbturneringer, mesterturneringer, distribuere infoskriv, etc. Pass allikevel på at du ikke overøser medlemmene med eposter, det vil kunne virke mot sin hensikt.

Rekruttering

Dersom medlemsmassen i en klubb øker, er det selvsagt et godt tegn. Det betyr at medlemmene liker seg i klubben og at man gjør mye korrekt med hensyn til rekrutteringsarbeidet. Fortsett i så fall det gode arbeidet!

Tidligere medlemmer

Rekruttering handler om å skaffe nye medlemmer samt også å forsøke å verve tilbake tidligere medlemmer. NBgF registrerer årlig i overkant 150 aktive medlemmer. Imidlertid viser medlems nummer at vi har i løpet av historien har hatt over 3500 medlemmer! Det betyr m.a.o. at det er et stort potensiale i å forsøke å verve tilbake gamle medlemmer. Logg deg på admin-sidene og sjekk medlemmene i klubben. Her vil det også komme opp en oversikt over navn på spillere som var medlemmer i fjor, men som ikke er medlemmer i år. Start med å kontakte disse for å forsøke å aktivere dem som medlemmer.

Nye medlemmer

Dersom du skaffer helt nye medlemmer, er det selvsagt viktig å ta godt imot dem når de dukker opp på en klubbkveld. Det kan være et stort skritt for mange av dem å møte opp. De kommer kanskje til et helt nytt miljø uten noen kjente. Ønsk dem velkommen, introduser dem gjerne til andre og vis dem hvordan man kaster terningene, håndterer klokka, etc. Og når de skal spille første kamp, bør du fortelle motstanderen at vedkommende er ny og trenger kanskje litt ekstra hjelp med hensyn til klokka, etc. Husk også på å notere navnet, adresse, telefonnummer og epost-adresse. Deretter registrer du personen i NBgFs register slik at vedkommende får tildelt et medlemsnummer. Dessuten bør du legge personen inn i klubbens epostgruppe og huske på å sende et velkomstskriv med informasjon om klubbens aktiviteter. (Be om en kopi av Oslo Backgammon Klubb (OBgK)s velkomstskriv som du kanskje kan benytte som mal for ditt eget velkomstskriv.)

Mange nye medlemmer er kanskje ikke så godt kjent med kubehåndteringen. Det kan være en god ide å kjøre noen seminarrunder med nye medlemmer om kubehåndtering og andre emner av interesse. En måte å gjøre dette på er å arrangere miniseminar på 30 minutter som avholdes i forkant av de ordinære klubbturneringene.

En fadderordning kan også vurderes for nye medlemmer. Be en erfaren spiller ta seg av den nye spilleren. Kanskje de kan spille noen kamper sammen når de begge er utslått fra turneringen der den mer erfarne spilleren gir hint og kommentarer til brikke flytt og kube håndteringen til den nye spilleren? Mange nye setter stor pris på denne type tilbakemeldinger siden de ofte har et stort ønske om å utvikle seg som spiller. Pass imidlertid på at fadderen ikke blir for ivrig og belærer den nye på en negativ måte. Vedkommende vil da fort kunne bli motløs og miste interessen for spillet og klubbdeltagelse.

Velkomstskriv

Alle nye medlemmer, alle som for første gang møter opp til en turnering eller alle som ringer eller skriver epost og viser sin interesse for klubben, bør få tilsendt et velkomstskriv. I skrivet bør du gi en introduksjon til klubben. Fortell hva slags aktiviteter dere kjører (turneringer, sosiale tilstelninger, etc) og fortell om fordelen av å være tilknyttet NBgF. Skrivet bør være velskrevet og lettleselig for dermed å tiltrekke de potensielle nye medlemmene. Skriv gjerne en oppfølgingsepost til skrivet noen dager etter at du har sendt det og spør om velkomstskrivet er mottatt, om vedkommende har noen spørsmål og inviter vedkommende til neste turnering. (Husk også å legge til vedkommende i epostgruppa.)

Annonsering

1.Facebook

Sosiale medier er en glimrende måte å annonsere klubbaktiviter på. Alle klubbene bør ha en egen hjemmeside. Her bør alle turneringer annonseres. Dessuten bør man oppdatere denne hyppig med annet info som bilder, statistikk, info om medlemmer som utmerker seg,etc.

2.Flyers

NBgF vil tilby trykking av flyers etter en standardmal for rekrutteringsformål. Disse bør distribueres på egnede steder som spillelokaler, skoler, bibliotek, etc.

3.Plakater

Klubben bør vurdere å lage plakater med info om klubbkvelder som man kan henge opp på egnede steder.

4.Nyhetsbrev

Klubben bør vurdere å sende ut nyhetsbrev til klubbens epostgruppe. Kvartalsvis eller halvårlig info er kanskje passende?

Utmerkelser

Vurder å innføre en egen pris for årets nybegynner. Prisen kan utdeles på klubbens årsmøte og være en fin gest for en spesielt ivrig og talentfull ny spiller.

Samtidig bør man ikke glemme de trofaste medlemmene og dyktige spillerne i klubben. En pris for årets spiller er nok en velkommen gest for den som mottar denne. Å lage en egen pris for de som bidrar med webinnlegg kan også være på sin plass. Dermed bidrar man til å involvere spillerne i informasjonsstrømmen samt skape økt interesse for og forhåpentlig også hyppigere oppdaterte websider.

Turneringer

Turneringene er klubbens viktigste aktivitet, og det er viktig at disse fungerer bra. Klubben bør ha en turneringsansvarlig som har god kunnskap på turneringsgjennomføring. Det finnes nå flere gode online turneringssystemer som man kan benytte for å automatise turneringen. 2 slike er.

FTBG og CHALLONGE

Alle spillerne bør få minst to kamper hver i en turnering. Dermed får selv nybegynnerne spilt minst to kamper selv om man taper begge disse.

Kampene bør registreres i NBgFs kampregister senest 24 timer etter at kampene er spilt. Mange spillere følger ivrig med på rankingssystemet og er spente på å se hvordan klubbkampene påvirket rankingen. Det er spesielt viktig å huske på rask registrering av en turnering når dette er en mesterturnering. Turneringen vil jo da påvirke mesterturneringslista som medlemmer fra alle landets klubber er interessert i. Om registreringen tar flere dager, vil dette være et irritasjonsmoment og gi et dårlig inntrykk av ledelsen i klubben.

Det er ellers egne regler for mesterturneringsannonseringen. Det kan være greit å legge en plan for samtlige mesterturneringer ved begynnelsen av året. Denne bør samkjøres med naboklubbene siden mange spillere reiser til naboklubbene for å kapre mesterpoeng. Og når man først har annonsert en mesterturnering, bør ikke denne på kort varsel avlyses. Selv om alle tilstedeværende er enige om dette og ingen har teoretisk mulighet til å kvalifisere seg til mestermøtet, handler det også om lojalitet overfor de som skal til mestermøtet og som nyter godt av bl.a. reisestøtten som deler av mesterturneringsavgiften benyttes til.

Når det gjelder større turneringer som f.eks. by mesterskap, bør man sjekke at den planlagte turneringsdagen ikke kolliderer med turneringsdager i andre klubber, store utenlandske turneringer, etc. Gjør i så fall en innsats for å endre dato.

Bankkonto & registrering

Klubben bør vurdere å ha en egen bedriftskonto. Dette for å slippe at et styremedlem bruker en privat konto for oppbevaring av penger som tilhører klubben. For å opprette en bedriftskonto kreves det at klubben er registrert ved Brønnøysundregisteret. Søknaden kan gjøres på deres hjemmeside og er, som regel, en enkel prosess. Av dokumentasjon kreves det normalt et utskrift fra årsmøtet som viser hvem som er styremedlemmer i klubben. I tillegg bør utskriften ha en enkel oversikt over klubbens økonomi (jf. regnskap).

Dersom klubben er registrert i Brønnøysundregisteret, kan de fra deres websider også enkelt knytte seg til Frivillighetsregisteret. Dermed er alt tilrettelagt for å registrere klubben på Norsk Tipping sine sider som mottaker av grasrotandelen. 


Årsmøte

Klubben skal gjennomføre minst ett årsmøte pr kalenderår. Møtet skal annonseres med minst tre ukers forvarsel og et referat bør skrives og publiseres på klubbens hjemmeside. Årsmøtet bør gjennomføres i desember eller januar måned.

Landsrådet

Alle klubbledere er medlem i Landsrådet og bør sjekke Forumet ihvertfall 1 g i uken.

Regnskap

Det må lages et regnskap som fremlegges på årsmøtet. Det trengs ingen økonom for å lage dette. En enkel oversikt over inntekter og utgifter samt bankbeholdning kan settes opp på et enkelt regneark. Regnskapet skal publiseres på klubbens hjemmeside slik at alle medlemmene har innsyn i klubbens økonomi.

Web-artikler

Publisering av artikler på vår hjemmeside er flott! Desto mer aktivitet, desto mer interessant blir det for brukerne å besøke våre sider. Man kan gjerne oppfordre medlemmene i klubben til å skrive artikler og premiere årets web-innlegg på klubbens årsmøte. Artiklene som inneholder bilder synes å være mest populære (jf. reisebrev, referat fra klubbturneringer, etc.)

Husk imidlertid følgende regel når artikler skal publiseres: Artikler som har allmenn interesse, kan publiseres på NBgFs forside. Artikler som primært er rettet mot egne klubbmedlemmer, skal annonseres på klubbens hjemmeside. Så innbydelse til f.eks. mesterturnering skal annonseres på klubbens hjemmeside, mens innbydelse til by mesterskap bør annonseres på NBgFs forside. (De fleste leser uansett også artiklene som publiseres på klubbens hjemmeside samme hvilken klubb de tilhører.)




nbgf.no - NORGES BACKGAMMONFORBUND