RETNINGSLINJER FOR KLUBBLEDERE UTENOM VEDTEKTENE

NBgF sine vedtekter om klubbene:

• § 5 Klubbene

1. Klubbenes høyeste organ er årsmøtet. Minimumskrav til årsmøtet er:
   1. Fremleggelse av resultat- og balanseregnskap, samt årsberetning.
   2. Fastsettelse av kontingent.
   3. Valg av leder og nestleder.
2. Klubbene plikter å rette seg etter NBgFs vedtekter, samt lovlig fattede vedtak og administrative forføyninger tatt av NBgFs organer og representanter, herunder opprette egen konto for klubben og innbetale mesteravgift og annet utestående uoppfordret på inneværende år innen 31.12.
3. Den enkelte klubb kan utforme egne vedtekter, såfremt de ikke strider mot forbundets vedtekter. Vedtektsendringer fattes med simpelt flertall dersom de er varslet i innkallingen. Vedtektsendringer som følge av forslag som har kommet opp under årsmøtet krever kvalifisert flertall (2/3 av fremmøtte).
4. Vedtak som berører tilknytning til NBgF krever kvalifisert flertall, eller simpelt flertall på to etterfølgende årsmøter. NBgF skal varsles senest to uker før møter hvor vedtaksforslag om utmeldelse av NBgF skal behandles, og gis mulighet til å sende representant som får talerett om denne saken under møtet.
5. Klubbene skal til enhver tid ha oppdatert sin klubbside på NBgF.no i tråd med vedtektene. Dersom det ikke er fungerende klubbstyre i en klubb, skal NBgF ta vare på midlene inntil nytt klubbstyre er valgt. Den innbetalte klubbkontingent vil alltid være klubbens midler. En klubb som ikke har sine forpliktelser i orden overfor forbundet, kan ikke være representert i landsrådet.
6. Kopi av årsberetning, regnskap og årsmøtereferat legges ut på klubbsiden på no senest innen en måned etter at årsmøtet er avholdt. Deretter varsles sentralstyret pr mail om at det er gjort.

Noen gode pekepinner er at et potensielt nytt medlem skal kunne finne følgende på siden deres: 

- kontaktinfo, dvs et tlfnr og navn på minst en person + en oversikt over fungerende styre

- kan man bare komme og observere eller spille en klubbkveld? Gratis eller hva vil det koste? Hva hvis man er under 18? Er klubben i et "åpent" lokale... (Veldig få tør å bare dukke opp)

- hva koster medlemskap hos dere og må man betale det med en gang? Eller kan man spille/ komme noen ganger først?

- hvor betaler man? (bra Trondheim, med egen link til deltager.no)

Et godt tips er å få en nybegynner eller fremmed til å lese sidene deres og spørre hva de faktisk hadde lurt på sånn med en gang. 

Et eksisterende klubbmedlem skal i tillegg kunne finne:

- styreoversikt, all info om årsmøter, regnskaper, vedtekter, klubbens kontonr og om klubben er registrert i noen registre.(feks Frivillighetsregisteret)

Dette er informasjon som man skal slippe å måtte spørre etter. Det er tross alt medlemmene sine midler.

Turneringer

NBgF sitt gjeldende Turneringsreglement: Turneringsregler

Turneringene er klubbens viktigste aktivitet, og det er viktig at disse fungerer bra. Klubben bør ha en turneringsansvarlig som har god kunnskap på turneringsgjennomføring. Det finnes nå flere gode online turneringssystemer som man kan benytte for å automatisere turneringen. 3 slike er:

FTBG  CHALLONGE DRAWBOSS

Alle spillere bør få minst to kamper hver i en turnering. Dermed får selv nybegynnerne spilt minst to kamper selv om man taper begge disse. Der finnes mange formater man kan velge og spør oss gjerne om hva som er forskjellene på Cup, DE, TE, gruppespill, monrad, swiss monrad og berger etc..

Kampene skal registreres i NBgFs kampregister senest innen 48 timer, men helst innen 24 timer, etter at kampene er spilt. Vi oppfordrer at kampene alltid registreres fortløpende. Mange spillere følger ivrig med på rankingssystemet og er spente på å se hvordan klubbkampene påvirket rankingen. Det er spesielt viktig å huske på rask registrering av en turnering når dette er en mesterturnering. Turneringen vil jo da påvirke mesterturneringslisten som medlemmer fra alle landets klubber er interessert i. Om registreringen tar flere dager, vil dette være et irritasjonsmoment og gi et dårlig inntrykk av ledelsen i klubben.

En turnering med hengekamper legges inn med det, så oppfordres det til at disse spilles innen en uke hvis det er finaler. Det beste er at spillerne avtaler innen man forlater klubblokalet.

Nye spillere: man bør la de kunne spille 3 ganger på en klubbkveld uten å føle verken mas om å bli medlem eller betale noe for å delta. Uansett skal man notere fullt navn, tlfnr og mail på dem. (Fint om adresse også legges inn) Sjekk så først medlemsregisteret for å se om de ligger der fra før. (Selv om de sier de aldri har spilt i en klubb før) Hvis de ikke er der fra før, må de registreres for å kunne rate kampene de har spilt den første kvelden.

Det er ellers egne regler for mesterturneringsannonseringen. Det kan være greit å legge en plan for samtlige mesterturneringer ved begynnelsen av året. Denne bør samkjøres med naboklubbene siden mange spillere reiser til naboklubbene for å kapre mesterpoeng. Og når man først har annonsert en mesterturnering, bør ikke denne på kort varsel avlyses. Selv om alle tilstedeværende er enige om dette og ingen har teoretisk mulighet til å kvalifisere seg til mestermøtet, handler det også om lojalitet overfor de som skal til mestermøtet og som nyter godt av bl.a. reisestøtten som deler av mesterturneringsavgiften benyttes til.

Når det gjelder større turneringer som f.eks. bymesterskap, må man sjekke at den planlagte turneringsdagen ikke kolliderer med turneringsdager i andre klubber, store utenlandske turneringer, etc. Gjør i så fall en innsats for å endre dato.

Bankkonto & registrering

Klubben skal ha en egen bedriftskonto. Dette for å slippe at et styremedlem bruker en privat konto for oppbevaring av penger som tilhører klubben. For å opprette en bedriftskonto kreves det at klubben er registrert ved Brønnøysundregisteret. Søknaden kan gjøres på deres hjemmeside og er som regel en enkel prosess. Av dokumentasjon kreves det normalt en utskrift fra årsmøtet som viser hvem som er styremedlemmer i klubben. I tillegg bør utskriften ha en enkel oversikt over klubbens økonomi (jf. regnskap).

Dersom klubben er registrert i Brønnøysundregisteret, kan de fra deres websider også enkelt knytte seg til Frivillighetsregisteret. Dermed er alt tilrettelagt for å registrere klubben på Norsk Tipping sine sider som mottaker av grasrotandelen. 


Årsmøte

Klubben skal gjennomføre minst ett årsmøte pr kalenderår. Møtet skal annonseres med minst tre ukers forvarsel og et referat skal skrives og publiseres på klubbens hjemmeside. Årsmøtet bør gjennomføres i desember eller januar måned.

 Minimumskrav til årsmøtet er:

1. Fremleggelse av resultat- og balanseregnskap, samt årsberetning.
2. Fastsettelse av kontingent.
3. Valg av leder og nestleder.

Landsrådet

Alle klubbledere er medlem i Landsrådet og skal sjekke forumet minst en gang i uken.

Regnskap

Det må lages et regnskap som fremlegges på årsmøtet. Man behøver ikke være økonom for å lage dette. En enkel oversikt over inntekter og utgifter samt bankbeholdning kan settes opp på et enkelt regneark. Regnskapet skal publiseres på klubbens hjemmeside slik at alle medlemmene har innsyn i klubbens økonomi.

Spørsmål eller tips om hva mer som skal inn i dette dokumentet?

Kontakt Leder Yvonne Pasali, tlf 930 18 700 eller send mail til styret@nbgf.no

---------------------------------

Videre veiledning: (eget dokument vs 1-19)

Rekruttering

Dersom medlemsmassen i en klubb øker, er det selvsagt et godt tegn. Det betyr at medlemmene liker seg i klubben og at man gjør mye korrekt med hensyn til rekrutteringsarbeidet. Fortsett i så fall det gode arbeidet!

Tidligere medlemmer

Rekruttering handler om å skaffe nye medlemmer samt også å forsøke å verve tilbake tidligere medlemmer. NBgF registrerer årlig i overkant 150 aktive medlemmer. Imidlertid viser medlems nummer at vi har i løpet av historien har hatt over 3500 medlemmer! Det betyr m.a.o. at det er et stort potensiale i å forsøke å verve tilbake gamle medlemmer. Logg deg på admin-sidene og sjekk medlemmene i klubben. Her vil det også komme opp en oversikt over navn på spillere som var medlemmer i fjor, men som ikke er medlemmer i år. Start med å kontakte disse for å forsøke å aktivere dem som medlemmer.

Epost-gruppe

Som klubbleder bør du ha en oppdatert epost-liste over spillerne i klubben. Listen skal også inneholde navn på spillere som ikke kun nødvendigvis er medlemmer, men som har vist interesse for klubben enten ved å ha deltatt på turneringer eller som har vært medlemmer tidligere.

Epostgruppen bør benyttes til å annonsere klubbturneringer, mesterturneringer, distribuere infoskriv, etc. Pass allikevel på at du ikke overøser medlemmene med eposter, det vil kunne virke mot sin hensikt.

Nye medlemmer

Dersom du skaffer helt nye medlemmer, er det selvsagt viktig å ta godt imot dem når de dukker opp på en klubbkveld. Det kan være et stort skritt for mange av dem å møte opp. De kommer kanskje til et helt nytt miljø uten noen kjente. Ønsk dem velkommen, introduser dem gjerne til andre og vis dem hvordan man kaster terningene, håndterer klokke, etc. Og når de skal spille første kamp, bør du fortelle motstanderen at vedkommende er ny og trenger kanskje litt ekstra hjelp med hensyn til klokke, etc. Husk også på å notere navnet, adresse, telefonnummer og epost-adresse. Deretter registrer du personen i NBgFs register slik at vedkommende får tildelt et medlemsnummer. Dessuten bør du legge personen inn i klubbens epostgruppe og huske på å sende et velkomstskriv med informasjon om klubbens aktiviteter. (Be om en kopi av Oslo Backgammon Klubb (OBgK)s velkomstskriv som du kanskje kan benytte som mal for ditt eget velkomstskriv.)

Mange nye medlemmer er kanskje ikke så godt kjent med kubehåndteringen. Det kan være en god idé å kjøre noen seminarrunder med nye medlemmer om kubehåndtering og andre emner av interesse. En måte å gjøre dette på er å arrangere miniseminar på 30 minutter som avholdes i forkant av de ordinære klubbturneringene.

En fadderordning kan også vurderes for nye medlemmer. Be en erfaren spiller ta seg av den nye spilleren. Kanskje de kan spille noen kamper sammen når de begge er utslått fra turneringen der den mer erfarne spilleren gir hint og kommentarer til brikkeflytt og kubehåndteringen til den nye spilleren? Mange nye setter stor pris på denne type tilbakemeldinger siden de ofte har et stort ønske om å utvikle seg som spiller. Pass imidlertid på at fadderen ikke blir for ivrig og belærer den nye på en negativ måte. Vedkommende vil da fort kunne bli motløs og miste interessen for spillet og klubbdeltagelse.

Velkomstskriv

Alle nye medlemmer, alle som for første gang møter opp til en turnering eller alle som ringer eller skriver epost og viser sin interesse for klubben, bør få tilsendt et velkomstskriv. I skrivet bør du gi en introduksjon til klubben. Fortell hva slags aktiviteter dere kjører (turneringer, sosiale tilstelninger, etc) og fortell om fordelen av å være tilknyttet NBgF. Skrivet bør være velskrevet og lettleselig for dermed å tiltrekke de potensielle nye medlemmene. Skriv gjerne en oppfølgingsepost til skrivet noen dager etter at du har sendt det og spør om velkomstskrivet er mottatt, om vedkommende har noen spørsmål og inviter vedkommende til neste turnering. (Husk også å legge til vedkommende i epostgruppen).

Annonsering

1.Facebook

Sosiale medier er en glimrende måte å annonsere klubbaktiviteter på. Alle klubbene bør ha en egen hjemmeside. Her bør alle turneringer annonseres. Dessuten bør man oppdatere denne hyppig med annet info som bilder, statistikk, info om medlemmer som utmerker seg og lignende.

2.Flyers

NBgF vil tilby trykking av flyers etter en standardmal for rekrutteringsformål. Disse bør distribueres på egnede steder som spillelokaler, skoler, bibliotek, etc.

3.Plakater

Klubben bør vurdere å lage plakater med info om klubbkvelder som man kan henge opp på egnede steder.

4.Nyhetsbrev

Klubben bør vurdere å sende ut nyhetsbrev til klubbens epostgruppe. Kvartalsvis eller halvårlig info er kanskje passende?

Utmerkelser

Vurder å innføre en egen pris for årets nybegynner. Prisen kan utdeles på klubbens årsmøte og være en fin gest for en spesielt ivrig og talentfull ny spiller.

Samtidig bør man ikke glemme de trofaste medlemmene og dyktige spillerne i klubben. En pris for årets spiller er nok en velkommen gest for den som mottar denne. Å lage en egen pris for de som bidrar med webinnlegg kan også være på sin plass. Dermed bidrar man til å involvere spillerne i informasjonsstrømmen samt skape økt interesse for og forhåpentlig også hyppigere oppdaterte websider.

Web-artikler

Publisering av artikler på vår hjemmeside er flott! Desto mer aktivitet, desto mer interessant blir det for brukerne å besøke våre sider. Man kan gjerne oppfordre medlemmene i klubben til å skrive artikler og premiere årets web-innlegg på klubbens årsmøte. Artiklene som inneholder bilder synes å være mest populære (jf. reisebrev, referat fra klubbturneringer, etc.)

Husk imidlertid følgende regel når artikler skal publiseres: Artikler som har allmenn interesse, kan publiseres på NBgFs forside. Artikler som primært er rettet mot egne klubbmedlemmer, skal annonseres på klubbens hjemmeside. Så innbydelse til f.eks. mesterturnering skal annonseres på klubbens hjemmeside, mens innbydelse til bymesterskap bør annonseres på NBgFs forside. (De fleste leser uansett også artiklene som publiseres på klubbens hjemmeside samme hvilken klubb de tilhører.)

Trenger du hjelp til noe av dette, spør!

Vi i sentralstyret ønsker og kan bidra med alt du trenger av informasjon/ opplæring